Fitur Out of Office Zimbra

Ada salah satu user A di tempat saya bekerja, Dia tanya apakah ada fitur di outlook express yang bisa memberitahu si pengirim email kalau user A tersebut sedang keluar kantor atau keluar kota. Suatu tantangan bagi saya untuk memberi solusi bagi kebutuhan user tersebut agar bisa terealisasi. Setelah browsing di google akhirnya ketemu bahwa ternyata Email Server Zimbra memiliki fitur yang bisa memberitahu status keluar kantor atau keluar kota pemilik account email. Fitur Out of Office adalah fitur yang memberi pesan otomatis kepada pengirim email tentang status keberadaan pemilik account email. Berikut langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur out of office :

1. Login ke webmail zimbra.
2. Pilih Preferences.
3. Pilih Out of Office ( lihat Pict. 1 ).
4. Untuk Mengaktifkan Out of Office, pilih Send auto-reply message.
5. Ketik Status di form field Auto-Reply Message
6. Centang Time Period, atur tanggal periode tanggal pengaktifan di Start dan End.
7. Berdasarkan review, yang perlu diketahui auto reply message cuma mengirim 1 kali message ke tiap pengirim email sampai batas periode ( sesuai Time Period ). Misal : Mr. X kirim email ke si A tanggal 1/6/2014 dimana fitur out of office sudah di aktifkan tanggal 1/6/2014 s/d 2/6/2014. Mr. X akan terima auto reply message out of office dari si A. Bila Mr. X kirim lagi email lagi si A tanggal 2/6/2014 Mr. X tidak akan menerima auto reply message lagi. Karena itu sangat disarankan pesan auto replly message out office harus jelas.

Pict. 1 Tampilan Out of Office Zimbra